Über mich
Was macht denn ein Fahrdienstleiter bei einem Shuttleservice?
Diese Frage wurde in den letzten Jahren aus meinem Bekanntenkreis mittlerweile dutzendfach gestellt, weil dieses Betätigungsfeld allgemein wenig bekannt ist. Auch ich hatte bis 1996 darüber wenig nachgedacht, da ich bis dahin mit meinen Ausbildungen als Buch- und Offsetdrucker, einer Fortbildung zum Druckvorlagenhersteller und abschließenden 4 Semestern der Druck- und Medientechnik in Düsseldorf beschäftigt war.
Mit dem Einbruch in der Druckindustrie (Abbau von ca. 1/3 aller Stellen in der Bundesrepublik und damit verbunden die Insolvenz von tausenden Druckereien), erinnerte ich mich wieder an meinen Nebenverdienst als Fahrer, damals noch bei KKS-Hahn in Leverkusen, wo es immer wenig Schlaf und viel Arbeit gab. Dort bin ich mit fast allen bekannten internationalen Künstlern in Kontakt gekommen (U2, Rolling Stones, Shakira, Pink, Fleetwood Mac, Alicia Keys, Bon Jovi, David Bowie, Backstreet Boys, Phil Collins u.s.w.).
Auf diese harte Schule aufbauend (KKS-Fahrer kann ich jederzeit empfehlen, man schläft zwar wenig, lernt dort aber umso mehr) fing ich als Chauffeur mit Personenbeförderungsschein, bei verschiedenen Agenturen an. Schnell stellte sich heraus das es in diesem Bereich sehr viele gute Fahrer und Chauffeure gibt, aber bei Planung und Durchführung von größeren Events haperte es teilweise erheblich, da es eine Ausbildung im Bereich Automobil-Events / Fahrdienste nicht wirklich gibt.
Hier konnte ich dann aufgrund meines Studiums zum Druck- und Medientechniker sehr schnell meine Excel- und Apple MacIntoshkenntnisse dazu einsetzen, um mit entsprechenden Listen, Vorlagen und Übersichten (je nach Eventgrösse auch mal mit drei Bildschirmen und zwei Druckern gleichzeitig) in das Chaos der Gästewünsche und Shuttleanforderungen ganz schnell eine Übersichtliche Ordnung bringen.
Diese wurden dann immer wieder auch bei großen Fahrdiensten (Deutscher Fernsehpreis, Echo, Deutscher Comedypreis, Boot/Messe Düsseldorf, A8 Händlerpräsentation mit 199 Fahrern über 3 Wochen in Barcelona oder bei der photokina / Messe Köln) genauso wie bei Roadshows (DVAG, Bundesweit mit 40 Smarts und in 4 Wochen ca. 280.000 zurückgelegten Kilometern; VW R-Line Bundesweite Roadshow oder Deutsche Bauspar AG Roadshow in 17 Städten) von meinen Kunden detailliert gewünscht.
Hier noch ein kurzer Überblick der Tätigkeiten eines Fahrdienstleiters während eines Fahrdienstes:
» Fahrzeugbeschaffung (gestellt vom Hersteller oder gemietet von Autovermietungen / Preisvergleich)
» Vermittlung der Chauffeure mit Personenbeförderungsschein (Vorbereiten der Listen zum Arbeitsstundennachweis)
» Kontrolle der Event-Location auf Vorfahrt, Parkmöglichkeiten, evtl. nicht befahrbare Zonen und Sonderwünsche des Kunden, Umsetzung dieser Punkte in eine verständliche Fahrerinformationsbroschüre
» Erstellen einer Übersicht der Gästeabholungen / zeitgenaue Planung der Fahrereinsätze
» Fahrzeugübernahme (Protokollieren der Vorschäden eines jeden Fahrzeugs)
» Übergabe / Zuteilung der Fahrzeuge an die Chauffeure (unterschriebenes Protokoll), sowie Ausgabe der erstellten Fahrerinformationsbroschüren, Tankkarten, VIP-Shuttlekarten und Fahranweisungen (Gästeabholungen)
» Übermittlung der ersten Änderungswünsche der Gäste an die Chauffeure mittels SMS oder Shuttlekarten (die mündliche Übermittlung, auch am Mobiltelefon sollte aufgrund der Fehlerquote dringend vermieden werden)
» Kontrolle der Hotelabholungen (Teamleiter jeweils vor Ort), Kontrolle der Vorfahrt an der Event-Location
» Während der Veranstaltung (Gäste Inhouse): Kontrolle der Fahrzeugaufstellung, Pausenzeiten der Fahrer einteilen, Verteilen der Hotelkarten für die Gästeabreisen am Folgetag, erste Fahrzeuge zur Gästeabfahrt bestimmen und die Gästeabholungen des Folgetages an die Fahrer verteilen
» Kontrolle der Gästeabfahrt am Roten Teppich; wenn nicht alle Gäste Anspruch auf die Shuttle-Fahrzeuge haben, wird mittels der VIP-Shuttlekarten und einer Gästeliste (Hostess) sortiert
» Während der Gästeabfahrt werden erste Fahrzeuge aussortiert, damit für eventuelle Früh – Abholungen der Gäste am Folgetag ausreichend Fahrzeug – Kapazität zur Verfügung steht (Arbeitsstunden der Fahrer beachten)
» Kontrolle der Eventlocation in Absprache mit dem Kunden, ob alle Gäste welche befördert werden sollen, auch an ihrem Bestimmungsort angekommen sind, bevor die restlichen Fahrer welche am Folgetag nicht mehr im Einsatz sind ihre Fahrzeuge betanken, waschen und zur Rückgabekontrolle abstellen, Arbeitsstundenlisten der Fahrer sind auszufüllen
» Vor der Fahrzeugrückgabe an den Hersteller oder an die Vermietstationen werden alle Fahrzeuge anhand der angefertigten Protokolle auf neue Beschädigungen kontrolliert, evtl. dazu noch Unfallberichte zusammen mit dem jeweiligen Fahrer erstellt, sowie die ausgegebenen Tankkarten und -belege müssen eingesammelt und geprüft werden (zurückgelegte Kilometer)
» Das ganze wird dann für den Kunden in eine übersichtliche Liste gegliedert, damit die Kosten für Tanken und Waschen, sowie die Arbeitsstunden der Chauffeure klar ersichtlich sind
Jetzt bin ich im mittlerweile 19. Jahr meiner Shuttle- und Fahrdienstleitertätigkeit, aber nie war eine Veranstaltung gleich, denn es gibt bei jedem neuen Fahrdienstevent wieder etwas zu verbessern!
Michael Muhs